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No me gustan las auditorías©

November 5, 2018

Y a nosotros no nos gustan los auditados resistentes, podríamos contestar.

 

Sin embargo, abogaremos por un cambio cultural que nos invite a un consenso, a romper la mala actitud frente a una auditoria desde una concepción de doble vía. Estamos llamados en la gestión organizacional a tener otro tipo de actitud frente a esta actividad que busca el mejoramiento continuo e ir paulatinamente retirando ese prejuicio de “me va a cuestionar mi trabajo”.

 

Alguna vez lei en internet, no recuerdo en donde exactamente, un caso sobre si un auditor debería o no realizar recomendaciones en su ejercicio, y entre los muchos aportes que encontré, me llamó especial atención uno que decía que NO, que los auditores no recomiendan. Lo anterior, lleva a la reflexión de: ¿Para que ha sido diseñada nuestra labor? Respuesta rápida: para detectar hallazgos sistemáticamente, certifiquemos, vámonos y cobremos honorarios. En “un mundo ideal” no sería agradable trabajar así, pero esto no es el mundo ideal. Ayudar a que las personas adopten un cambio en su cultura organizacional es un trabajo difícil por no decir imposible.

 

A mi juicio, creería que nuestro oficio debe orientarse además de lo ya reglamentado por ISO y otras instancias, a realizar sugerencias y recomendaciones (no obligatorias, no impositivas) que inviten a los auditados a mejorar su gestión, no a consentir que continúe haciendo las cosas totalmente contrario a los procedimientos o lineamientos legales. Pero como es una valoración netamente subjetiva, me tendré que conformar con las limitaciones actuales.

Aunque, aclaro, he conocido casos de auditados que están de acuerdo en que sean asistidos con recomendaciones, desean hacer las cosas de otra manera, con otra visión que les permita ver su organización desde otra perspectiva. Otros prefieren lo habitual y es igualmente comprensible.

 

 

También existe la otra cara de la moneda, como los casos de los auditores que “todo lo saben” y no consienten otra opinión ni de sus pares ni de los auditados, nos falta saber escuchar, saber comunicar, tener en cuenta incluso a los menos expertos y para eso si que necesitamos ser bastante competentes en cualquier profesión. Aun se puede mejorar esa mala práctica.

 

La entrada de la nueva versión de la ISO 19011, se generó debido a que en los últimos años, las normas de sistemas de gestión más usadas han sufrido actualizaciones con estructuras compartidas de alto nivel, y la unificación de conceptos entre ellas, lo que se traduce en el ajuste de una directriz acorde a estos cambios presentados como algunos que citaremos a continuación. 

 

Ojalá pudiéramos diseñar una descripción del perfil de auditor como apoyo adicional. Sin embargo, uno de los cambios presentados en la nueva versión justamente se encuentra en su Anexo A, en el que en la anterior versión (2011) se mostraban ejemplos de conocimientos y habilidades que debían de tener los auditores, pero dado que resulta difícil abarcar todos las áreas del conocimiento y competencias de cualquier disciplina, ha quedado revocada en la versión recién emitida (2018).

 

He tenido la oportunidad de interactuar con diversos auditores, verlos trabajar en campo, escuchar sus apreciaciones y hasta recibir clases (aún tengo mucho por aprender y por contarles) y una de las cuestiones más frecuentes que han citado, además de la resistencia de algunos auditados, es como percibir un proceso. Mallen y Collins (2001)1 realizaron una adaptación sobre la Paradoja de percepción del proceso en la cual se plantean cuatro versiones:

  1. La forma en que el procedimiento actual dice que trabaja

  2. La forma en que la dirección piensa que trabaja

  3. La forma en que realmente trabaja

  4. La forma en que se supone que está trabajando

Según lo anterior el “deber ser” es que el auditor descubra si la versión 3 coincide con la versión 1 o en últimas comparar la versión 2 con las versiones 1, 3 y 4.

 

Lo antes citado significa que la función del auditor no es cuestionar si el colaborador es buen trabajador o no lo es, sino en verificar si existe conformidad en lo que se ha declarado documental y funcionalmente frente a determinadas actividades que involucra un proceso.

 

El auditado debe ayudar a que esta actividad cumpla con su cometido por el bien de la organización. Desafortunadamente en algunas culturas organizacionales aun eso no es posible.

 

Ahora, con todos las innovaciones en materia tecnológica, ISO 19011, nos presenta otra novedad: la posibilidad de realizar las auditorías de forma remota, lo que representaría la reducción de gastos de desplazamiento y otro tipo de habilitación de recursos logísticos, sin embargo supone un reto para la organización el hecho de poder presentar las evidencias de una forma confiable y que el auditor también pueda realizar cómodamente su trabajo, porque ya la experiencia nos ha confirmado cuanto cuesta lograr que nos entreguen oportunamente la información documentada que se solicita in situ (solo por citar un ejemplo).

 

Para que esa nueva modalidad de auditoria virtual funcione, el auditado debe garantizar los requisitos tecnológicos apropiados y asegurar planes de contingencia en el evento de alguna incidencia, también el auditor debe estar competente frente al uso de múltiples herramientas de comunicación e interacción remota que también facilite esta labor. Sin duda, sigue siendo responsabilidad de doble vía esta actividad.

 

La auditoría no debería ser una actividad tediosa en la medida en que existan voluntades consensuadas de todos los interesados (llámese empresas, consultores, entes certificadores, gobierno, clientes o usuarios y grupos de interés) para que se convierta en puentes de gestión del conocimiento y en consecuencia conlleve al aumento de la capacidad de satisfacer las necesidades y expectativas de quienes han depositado la confianza en su gestión además de  sumar rentabilidad y productividad a largo plazo.

 

Fuente: 1 Mallen, D y Collins C. Manual de habilidades para auditoria.Standards Australia. Traducción al español por ICONTEC 2003.

 

2. Norma ISO 19011:2018 Directrices para auditar Sistemas de Gestión

 

 

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